Birokrasi yang Sibuk

Ada satu pemandangan yang diam-diam akrab di birokrasi kita. Pegawai lembur sampai malam, bukan untuk melayani masyarakat, tetapi untuk menyusun laporan. Di satu meja, setumpuk berkas Surat Pertanggungjawaban (SPJ). Di meja lain, layar komputer menampilkan aplikasi yang susah diakses. Dua dunia ini, manual dan digital, sebenarnya sedang menceritakan hal yang sama. Birokrasi kita masih berjuang menemukan keseimbangan antara akuntabilitas dan kemudahan.

Banyak cerita di kalangan pegawai ASN, bagaimana energi mereka sering habis untuk urusan administratif. Bahkan Jokowi saat masih menjabat presiden pernah menemukan guru dan pegawai dinas lebih sibuk mengurus laporan daripada menjalankan tugas utama mereka. SPJ, yang seharusnya menjadi alat pertanggungjawaban, justru berubah menjadi beban. Dokumen harus lengkap, berlapis, dan berulang. Semua tampak rapi di atas kertas, tapi sering kali mengorbankan waktu dan produktivitas.

Lalu datanglah digitalisasi sebagai “penyelamat”. Sistem berbasis teknologi diharapkan bisa menyederhanakan proses, mempercepat layanan, dan mengurangi beban administratif. Logikanya sederhana. Kalau manual rumit, maka digital harusnya lebih mudah. Namun, realitas tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Artikel Aniska Utama di Birokrat Menulis edisi 22 Oktober 2021 berjudul “MySAPK: Aplikasi Lucu dan Menggemaskan” menggambarkan sisi lain dari digitalisasi birokrasi: aplikasi yang justru membuat ASN “sibuk dan galau”. Alih-alih mempermudah, sistem ini sering sulit diakses, tidak ramah pengguna, bahkan memuat data yang tidak akurat. Ada ASN yang kesulitan login, ada yang bingung mengisi data, bahkan ada yang menemukan riwayat jabatan yang tidak pernah mereka jalani.

Di titik ini, kita melihat ironi yang menarik: birokrasi kita terjebak di antara dua ekstrem. Yang satu terlalu manual dan berbelit. Yang lain sudah digital, tapi belum matang. Jika ditarik lebih dalam, persoalannya bukan sekadar teknologi atau prosedur. Masalah utamanya adalah cara berpikir birokrasi itu sendiri.

SPJ yang rumit lahir dari semangat kontrol. Sebuah keinginan untuk memastikan tidak ada penyimpangan. Tapi ketika kontrol terlalu berlebihan, ia berubah menjadi beban. Di sisi lain, digitalisasi sering dibangun dengan semangat efisiensi, tetapi tanpa cukup memahami pengalaman pengguna. Hasilnya adalah sistem yang keren di atas kertas, tapi menyulitkan di lapangan.

Padahal, jika kita kembali ke prinsip dasar, tujuan birokrasi itu sederhana, yaitu melayani. Di sinilah pentingnya menggeser orientasi dari form ke substance. Misalnya, laporan seharusnya menekankan hasil (outcome), bukan sekadar kelengkapan dokumen. Namun yang terjadi justru sebaliknya. Bentuk lebih diutamakan daripada makna.

Hal yang sama juga terlihat dalam digitalisasi. Banyak aplikasi dibuat untuk memenuhi target reformasi, karena harus ada sistem, harus ada platform, dan sebagainya. Tetapi hal itu belum tentu menjawab kebutuhan nyata pengguna. Akibatnya, digitalisasi hanya menjadi “SPJ versi baru”. Sama-sama menyita waktu, hanya berbeda bentuk.

Menariknya, kedua fenomena ini (SPJ yang rumit dan aplikasi yang membingungkan) sebenarnya menunjukkan satu pola yang sama. Birokrasi kita masih terlalu berorientasi pada sistem, bukan pada manusianya.

Padahal, pengguna birokrasi tidak homogen. Ada ASN muda yang terbiasa dengan teknologi, tapi ada juga yang bekerja di daerah terpencil dengan akses internet terbatas. Ada yang mahir digital, tapi ada juga yang gagap teknologi. Ketika sistem dibangun tanpa mempertimbangkan keragaman ini, maka yang muncul adalah kesenjangan. Digitalisasi seharusnya menyederhanakan, bukan sekadar memindahkan kerumitan dari kertas ke layar.

Di sisi lain, kita juga tidak bisa menolak pentingnya akuntabilitas. SPJ tetap dibutuhkan untuk memastikan transparansi penggunaan anggaran. Tapi pertanyaannya adalah: seberapa jauh kita perlu “membuktikan” sesuatu sebelum justru menghambat kerja itu sendiri?

Dalam ilmu manajemen, ada konsep sederhana: cost and benefit. Jika biaya (waktu, tenaga, energi) untuk membuat laporan lebih besar daripada manfaatnya, maka sistem itu perlu dievaluasi. Sayangnya, logika ini sering kalah oleh ketakutan akan kesalahan administratif.

Ke depan, tantangan birokrasi Indonesia bukan hanya soal digitalisasi atau penyederhanaan, tetapi bagaimana menggabungkan keduanya dengan pendekatan yang lebih manusiawi. Artinya, SPJ perlu disederhanakan tanpa mengorbankan akuntabilitas. Digitalisasi perlu diperkuat tanpa mengabaikan pengalaman pengguna. Dan yang paling penting, kebijakan harus dibangun dengan memahami realitas di lapangan. Bukan hanya asumsi di atas meja.

Mungkin kita tidak membutuhkan sistem yang semakin banyak, tetapi sistem yang benar-benar bekerja. Birokrasi yang baik bukan yang paling rapi secara administrasi, atau paling canggih secara teknologi. Melainkan yang paling mampu membuat orang bekerja dengan tenang, melayani dengan fokus, dan tidak kehilangan energi hanya untuk memenuhi prosedur. Sebab jika pegawai terlalu sibuk mengurus laporan dan aplikasi, maka satu hal yang paling penting bisa terlewat: melayani masyarakat dengan sepenuh hati.